Como Começar um E-mail: Dicas e Exemplos 

Os e-mails fazem parte do universo profissional, sendo essenciais para a rotina corporativa em diversas fases. Muitas pessoas têm dificuldades em escrever bons e-mails, e essa trava, na maioria das vezes, acontece logo no início da elaboração da mensagem. Para te ajudar com isso, hoje viemos falar sobre como começar um e-mail!

Separamos algumas dicas que podem ser úteis na hora de escrever o que você precisa, e também um passo a passo rápido sobre como preencher o restante da sua mensagem. Após esse conteúdo, temos certeza que fazer seus e-mails ficará muito mais fácil na hora da prática!

O que você irá precisar para iniciar um e-mail 

Como começar um e-mail formal, como são necessários serem as mensagens que enviamos no dia a dia do trabalho, pode parecer muito mais complicado do que é de verdade. Quando analisamos esse processo por meio de um passo a passo mais facilitado, percebemos que nem se trata de um bicho de sete cabeças!

Muitas pessoas podem subestimar a importância de saber como começar um e-mail profissional, porém, é fundamental saber como isso pode contribuir positivamente para o seu dia a dia. Saber como escrever essas mensagens pode te auxiliar de diversas formas, tais como:

• Facilitar a comunicação com seus colaboradores no ambiente profissional;
• Te ajudar a falar sobre seus interesses de forma clara;
• Aprimorar a troca de informações para que ela ocorra de forma dinâmica;
• Gerenciar seu tempo no trabalho, já que não gastará tanto tempo pensando em como fazer um e-mail;
• Entre diversos outros pontos positivos para a sua rotina!

Esse pequeno resumo de benefícios já deve ser o suficiente para que você compreenda melhor a importância que saber como fazer um e-mail profissional acaba tendo em sua rotina corporativa. Então, sem mais delongas, vamos para as dicas que vão te ajudar a escrever essas mensagens!

Como iniciar um e-mail?

Quando precisamos escrever um e-mail profissional, nossa dificuldade pode fazer com que a gente empaque logo nos primeiros parágrafos que são necessários para essa mensagem. Não saber como começar um e-mail formal para uma empresa ou até mesmo para algum colaborador no ambiente corporativo é um obstáculo enfrentado por muitas pessoas.

Assim, a primeira coisa a se mentalizar é: mantenha a calma! Não saber como começar um e-mail é um problema mais comum do que você imagina, já que grande parte das pessoas também enfrenta esse problema. Então, você não está sozinho nisso! Justamente para auxiliar quem encara dificuldades nesse processo, separamos algumas dicas para te ajudar quando chegar a hora de escrever essas mensagens. Confira abaixo:

1.Comece por uma saudação educada

O segredo de como começar um e-mail profissional se encontra logo nas primeiras palavras, já que, mesmo se tratando de uma situação formal, é necessário se lembrar de manter a boa educação e construir a mensagem de uma amigável. Dessa forma, o primeiro passo para começar um e-mail é iniciar com uma saudação educada.

Nesses momentos, o ideal é você chamar a pessoa para quem a mensagem se destina pelo nome. Assim, saudações simples como “Caro [nome do destinatário]”, “Prezado [nome do destinatário]”, “Senhor/Senhora [nome do destinatário]”. Essa simples saudação inicial já demonstra respeito e educação, sendo perfeito para iniciar sua mensagem.

Lembre-se sempre de respeitar a hierarquia nesses momentos, assim como manter uma boa etiqueta profissional. Mesmo se o e-mail for destinado para alguém da empresa com quem você já tenha mais intimidade fora do ambiente do trabalho, por se tratar de uma situação corporativa, é importante manter uma linha mais formal para esses momentos.

2.Prossiga para a introdução do e-mail

Outro passo importante na hora de pensar como começar um e-mail profissional é considerar o contexto geral da mensagem. Para o que ela se destina? O que você planeja obter a partir dela? Qual é o motivo de você estar enviando esse e-mail? A resposta para essas perguntas é perfeita para a introdução do e-mail, que deve ser objetiva e coesa.

Ao prosseguir para uma pequena introdução da sua mensagem, você estará deixando o destinatário saber desde as primeiras linhas do e-mail sobre o que se trata. Pegando como exemplo um contexto onde você esteja buscando como começar um e-mail formal para uma empresa falando sobre oportunidades de emprego, algo como “Meu nome é [insira seu nome] e estou enviando essa mensagem pois me interessei pela oportunidade que vocês anunciaram para o cargo de [cargo de interesse]”.

Pronto! Algo assim será simples, objetivo, coeso e já cumprirá muito bem o seu papel de falar diretamente para o destinatário qual é seu objetivo com essa mensagem. Utilize essa base como exemplo, mas lembre-se sempre de adequar a mensagem de acordo com os seus objetivos, afinal, é necessário que essa parte introdutória fale especificamente sobre suas buscas com o e-mail que está enviando.

3.Preze pela segurança dos seus dados e informações

Essa é uma questão importante de se ter em mente ao longo de todo o corpo do e-mail: tome cuidado com os dados e informações que você vai incluir na sua mensagem! É importante ter em mente que o mundo virtual acaba sendo uma das formas mais fáceis de ocorrer os temidos problemas de vazamento de dados e coisas parecidas.

Assim, é sempre fundamental deixar de fora dados muito pessoais ou informações que sejam confidenciais, da mesma forma. Essas são coisas que exigem mais cuidado na hora de serem compartilhadas e trocadas, afinal, é sempre melhor se prevenir contra imprevistos do que remediar as consequências depois.

Como já falamos, esse é um cuidado que deve ser mantido não apenas na hora de pensar como começar um e-mail, mas também ao longo de toda a mensagem. Tome cuidado para não incluir nada que seja muito comprometedor ou pessoal, já que nunca se sabe quem pode acabar tendo acesso a essas informações.

4.Utilize uma linguagem formal

Tomar cuidado com a linguagem é algo muito importante, já que ela vai ditar todo o tom da mensagem. Assim, quando estiver pensando como começar um e-mail profissional, é importante manter em mente justamente esse fato: se trata de uma mensagem formal! Por conta disso, evitar fazer uso de gírias ou de uma linguagem muito esdrúxula é um passo essencial para ditar o tom da sua mensagem.

Saber se comunicar em ambientes corporativos é um segredo que pode te auxiliar nas mais diversas situações, não se limitando apenas em saber como começar um e-mail para uma empresa ou um colega colaborador. O ideal é encontrar uma forma de se expressar que seja amigável, mas ainda assim, mantenha-se na etiqueta profissional, que é essencial de ser trazida à tona nessas situações.

5.Prossiga para o corpo do e-mail de forma objetiva

Após ter iniciado seu e-mail de maneira formal e educada, não precisa se delongar muito mais nessas partes da mensagem. Tente resumir essa introdução em apenas duas ou três linhas, e em seguida, já pode partir para o corpo do e-mail de forma igualmente objetiva e coesa.

Novamente, para saber o que escrever nessa parte, é só se prender no que você pretende comunicar a partir dessa mensagem. Assim, o destinatário que receberá sua mensagem saberá exatamente sobre seus objetivos, e a comunicação entre vocês se tornará mais dinâmica e satisfatória.

6.Não se delongue muito na mensagem

Esse é um passo muito importante para o e-mail: além de saber como começar um e-mail formal, também é necessário ter em mente os segredos para o preenchimento de seu conteúdo. Fazer e-mails demasiadamente grandes e extensos pode ser um tiro no pé, tornando sua mensagem muito densa e difícil de se ler.

Assim, é importante saber ser objetivo e coeso, prendendo-se apenas aos seus objetivos para com aquela mensagem corporativa. Capriche na escolha de palavras e também na forma como você vai comunicá-las, para conseguir se fazer compreendido sem precisar exagerar muito na quantidade de linhas que você vai inserir no seu e-mail.

Para isso, é só pensar que esse tipo de mensagem foi integrada à rotina profissional justamente para facilitá-la, então, não faz sentido fazer com que elas se tornem obstáculos para os destinatários. O gerenciamento de tempo é importante nessas horas, logo, garanta que seu e-mail poderá ser lido e compreendido de forma rápida por quem o receber.

7.O encerramento também é importante

Saber como encerrar um e-mail é tão importante quanto saber como começar um e-mail, mas felizmente, não há muitos segredos para essa parte final! Basta você adicionar algo como “Aguardo resposta”, ou “Estou aberto para tirar suas dúvidas se você tiver”; novamente, apenas uma finalização que faça sentido com o objetivo da sua mensagem.

Após isso, acrescente um cumprimento final, como “Atenciosamente”, e termine assinando seu nome. Prontinho! Seguindo todos esses passos, você chegará ao final com um e-mail estruturado e satisfatório para ser enviado para quem você quiser.

Conclusão

Chegando ao final desse conteúdo, esperamos que essas dicas e exemplos tenham te ajudado a entender como começar um e-mail e também como escrever o restante das suas mensagens profissionais!

Se ainda ficou com dúvidas após essas explicações, é só deixar sua pergunta aqui nos comentários. Iremos te responder assim que conseguirmos!